GENERELLE VILKÅR

Front Systems AS – Org Nr. 991 083 413
Sist endret: 2. september 2023

1. INNLEDNING

Front Systems utvikler og leverer web-baserte forretningssystemer (Saas) for butikkdrift med fokus på Fashion Retail. Selskapet er ledende innen sin nisje og leverer kassesystemet, og det operasjonelle systemet (Portal og FrontZapp), som i sin helhet utgjør forretningssystemet. Vi gir butikkene kontroll på hele verdikjeden fra innkjøp til salg, effektiviserer prosesser, og tilknytter systemene til tredjeparts markedsledende applikasjoner. Videre er selskapet dedikert til å følge den raskt utviklende kjøpsadferden til forbruker og stadig tilpasse sine systemer for å styrke sine kunders markedsposisjon og bidra til vekst.

Avtalen omfatter i) leveranse av bruksrett til forretningssystemet, ii) maskinvare og iii) tjenester, og avtalen består av følgende:

1. Tilbudet
2. Prisene for bruksrett av forretningssystem
3. Generelle villkår

Ved en uoverensstemmelse skal avtaleinnholdet prioriteres i henhold til denne rekkefølgen.

Enhver applikasjon, attributt eller egenskap som legges til forretningssystemet i avtaleperioden, er også underlagt de generelle vilkårene.

De generelle vilkårene er bindende og trer første gang i kraft den datoen kunden godtar vilkårene ved å signere tilbudet.

Front Systems forbeholder seg retten til å oppdatere og endre de generelle vilkårene. Oppdateringer eller endringen trer i kraft umiddelbart etter at de er publisert. Informasjon om endringen sendes til eposten som er registrert i brukerprofilen i forretningssystemet som «Company Admin». Kunden er ansvarlig for å til enhver tid ha oppdatert brukerprofil.

De generelle vilkårene er opprinnelig formulert på norsk. Ved oversettelse av de generelle vilkårene til fremmedspråk skal den norske versjonen legges til grunn ved juridisk tolkning.

2. SYSTEMUTVIKLING

Vår forretningsmodell er basert på SaaS – Software as a Service, der vi ivaretar vertstjenesten for forretningssystemet og gjør den tilgjengelig over internett. Vi har som formål å kontinuerlig utvikle og levere innovative forretningssystemer som dekker butikkenes behov til enhver tid. Vi forbeholder oss retten til å gjøre endringer på forretningssystemene og tilstreber å informere kunden om dette.

Brukerne utgjør en viktig funksjon i utviklingsprosessen. Vi er opptatt av å fange opp forbedringsforslag og oppfordrer alle brukere til å gi tilbakemelding via UserVoice som er en webside for tilbakemeldinger av forretningssystemet.

Dersom du som kunde har spesielle behov for utvikling eller integrasjoner vil vi vurdere slike forespørsler etter eget skjønn.

3. OPPHAVS- OG BRUKSRETTIGHETER

Alle immaterielle rettigheter, herunder opphavsrett og eiendomsrett til forretningssystemene med tilhørende dokumentasjon, eies av Front Systems. Kunden kan ikke endre, kopiere, videreselge eller på annen måte distribuere eller disponere forretningssystemet.

Kunden gis en ikke-overførbar, ikke-eksklusiv rettighet til å bruke forretningssystemet i avtaleperioden, under forutsetning av at betingelsene i de generelle vilkårene eller øvrige avtaler mellom partene er oppfylt.

Forretningssystemet skal ikke de-kompileres, skilles ad eller på annen måte helt eller delvis rekonstrueres eller kopieres.

Front Systems beholder opphavsretten til tilpasninger, endringer og tillegg til forretningssystemet, herunder det som utvikles spesielt for Kunden med eller uten vederlag. Dette gjelder også know-how, kunnskap, ideer og dokumentasjon som er utarbeidet i samarbeid med kunden.

Front Systems har med skriftlig varsel rett til å foreta revisjon av kundens bruk av forretningssystemet og kundens overholdelse av betingelsene i Avtalen.

4. KUNDENS DATA OG DATABEHANDLERS FORPLIKTELSER

Kunden er behandlingsansvarlig og kan bruke forretningssystemet til å prosessere konsuments person- og transaksjonsdata. Konsument er i denne sammenheng å anse som butikkens registrerte (den personopplysningene handler om og som er registrert i systemet). Kunden er ansvarlig for å følge gjeldende lovgivning for personvern (Personopplysningsloven).

Leveransene innebærer at Front Systems vil behandle personopplysninger på vegne av Kunden. Front Systems er dermed databehandler for kunden. Partene er forpliktet til å inngå enighet om vilkår som sikrer at personopplysninger om kunden og konsument ikke brukes urettmessig eller kommer uberettigede i hende. Kunden eier egen data. Data som blir lagt inn i forretningssystemet av kunden regnes som kundens eiendom, og kunden har full råderett over dataene. Av sikkerhetsmessige og juridiske formål forbeholder vi oss likevel rett til å, uten forvarsel, slette data som vi anser som (i) skadelig for forretningssystemet eller (ii) ulovlig.

Behandlingen av personopplysningene gjøres med det formål å levere forretningssystemene til kunden, og gjøres på standardiserte måter slik som beskrevet her. Ellers skal vi kun behandle personopplysninger i henhold til instrukser fra kunden, med mindre annet kreves etter gjeldende personvernrett. Vi skal føre en oversikt over de dataene som lagres og behandles på vegne av kunden til enhver tid (protokoll).

Vi behandler følgende personopplysninger på vegne av kunden:

• Kundekort med opplysninger som kan knyttes til enkeltpersonen, slik som for eksempel navn, adresse, telefonnummer,
  e-postadresse. Ved sletting vil vi beholde postnummer og poststed for å sikre demografisk analyse av anonyme kjøpsadferdsmønstre.
  
  
• Salgsdata som er registrert på kvitteringen. Ved utlevering omfattes siste 36 måneder.

De personer som er autorisert til å behandle personopplysningene hos Front Systems, er underlagt taushetsplikt om personopplysningene.

Vi garanterer at all behandling av personopplysninger i medhold av denne Avtalen til enhver tid skjer i overensstemmelse med gjeldende personvernrett, herunder at databehandler har implementert tekniske og organisatoriske tiltak egnet til å sikre i) at behandlingen av personopplysninger oppfyller kravene i gjeldende personvernrett og ii) vern av den registrertes rettigheter.

Vi tilrettelegger for at kunden oppfyller sine forpliktelser etter gjeldende personvernrett. Dette omfatter blant annet funksjonalitet i forretningssystemet som gjør at kunden kan svare på forespørsler fra registrerte om innsyn, korrigering, begrensning av behandlingen, sletting, og oppfylle retten til å få utlevert de personopplysninger som behandles.

Vi skal gi kunden all informasjon for å påvise at forpliktelsene i punkt 4 i denne Avtalene og gjeldende personvernrett er overholdt.

Vi forbeholder oss retten til å benytte og videreføre anonymiserte data fra kunden til tredjepart for å utarbeide statistikk.

Vi lagrer kundens data hos vår underleverandør av lagringstjenester. Vår nåværende underleverandør er Microsoft Azure og kunden har ved inngåelse av denne Avtalen gitt fullmakt til å la underleverandører behandle data på vegne av Front Systems. Vi har inngått en databehandleravtale med Microsoft som sikrer at behandlingen gjøres i tråd med gjeldende personvernrett. Dersom vi ønsker å foreta et skifte av underleverandør må kunden skriftlig informeres om dette slik at kunden har muligheten til å motsette seg dette. Vi forplikter oss til å benytte underleverandør som garanterer å ha implementert tekniske og organisatoriske tiltak som sikrer at behandlingen av personopplysninger oppfyller kravene i Personopplysningsloven. Vi skal sørge for at eventuelle underleverandører inngår avtaler som pålegger dem de samme forpliktelsene med hensyn til vern av personopplysninger som er fastsatt i denne Avtalen. Vi er fullt ut ansvarlig overfor kunden hva gjelder utførelsen av underleverandørenes forpliktelser.

Ved opphør av kundeforholdet skal kunden selv benytte funksjonaliteten i forretningssystemet for å eksportere personopplysninger, varedata og kvitteringer.

Vi skal opprettholde et sikkerhetsnivå for behandlingen av personopplysningene som er tilstrekkelig i forhold til risikoen ved behandlingen og vi skal beskytte personopplysningene fra ødeleggelse, endring, ikke-autorisert utlevering, eller ikke-autorisert tilgang.

For gjennomføring av support, vedlikehold og analyse vil vi til enhver tid kunne ha tilgang til alt innhold som ligger på kundens område.

Ved sammenslutning i en kjedeorganisasjon der medlemmenes butikkidentifikasjon i forretningssystemet (StoreID) er underlagt samme kjedeidentifikasjon (CompanyID) gir kunden herved samtykke til i) ubegrenset systemtilgang for kjedens hovedkontor og ii) at endringer i disse generelle vilkårene kommuniseres til systembrukeren som er registrert med brukerrollen Company Admin, som ofte ikke omfatter kundens butikk i en kjedeorganisasjon. Kunden kan, til enhver tid, annullere samtykke ved å sende skriftlig varsel til support@frontsystems.no. Vi vil avslutte hovedkontorets tilgang innen rimelig tid. Transaksjonsdata, masterdata og kunderegister forblir i den opprinnelige kjedeorganisasjonen.

5. HÅNDTERING AV SIKKERHETSBRUDD

Ved sikkerhetsbrudd som involverer Personopplysninger som behandles på vegne av kunden, skal vi bistå kunden med å sikre overholdelse av kundens forpliktelser i henhold gjeldende personvernrett, herunder GDPR artikkel 33 plikt til varsel om personvernbrudd. Vi skal skriftlig varsle kunden uten ugrunnet opphold etter at vi har fått kunnskap om sikkerhetsbruddet.

Varselet skal som et minimum:

a) beskrive typen sikkerhetsbrudd, herunder, hvis mulig, kategoriene av og omtrentlig antall registrerte og personopplysningsposter som er berørt;

b) inneholde navnet og kontaktopplysningene til vedkommende som kan kontaktes for mer informasjon;

c) beskrive sannsynlige konsekvenser av sikkerhetsbruddet;

d) beskrive de tiltak som er tatt eller foreslås tatt av Front Systems for å håndtere sikkerhetsbruddet, herunder, dersom det er relevant, tiltak for å redusere eventuelle skadevirkninger som følge av sikkerhetsbruddet.

6. LEVERANSE AV BRUKSRETTEN OG TJENESTER

Vi forplikter seg til å levere tjenesten(e) i henhold til vilkårene. Det er kundens ansvar å ha tilstrekkelig oppdatert nettleser, internettlinje og for øvrig tilfredsstillende program- og maskinvare for mottak av leveransen.

Løpende og enkel support, herunder enkel veiledning og feilsøking av generelle problemer som oppstår er kostnadsfritt for kunden. Slik support gjelder overfor vårt kundeservicesenter. Ved særskilt bistand faktureres dette i henhold til gjeldende priser, som gjengitt under. Særskilt bistand omfatter blant annet konfigurering og varedatahåndtering, som utføres på forespørsel fra kunden.

Eventuelle feil i forretningssystemet skal rapporteres til support@frontsystems.no. Feil skal dokumenteres på en slik måte at vi lett kan identifisere feilen.

Support omfatter ikke generell opplæring eller undersøkelser og korrigering av feil og mangler som har oppstått ved feil bruk av systemet. Bistand i slike tilfeller faktureres etter medgått tid og i henhold til våre til enhver tid gjeldende timepris for konsulenttjenester.

Vi vil, på oppfordring av kunde, feilsøke integrasjoner mot tredjepart. Ved behov vil vi ta kontakt med integrasjonspartner innen rimelig tid og stille seg til disposisjon for å bistå, men vi er ikke ansvarlig for feil eller mangler hos tredjepart. Vi forbeholder oss retten til å avslutte enhver integrasjon med tredjeparts leverandør, med forutgående varsel til kunden.

Vi tilbyr support per telefon og epost i normal arbeidstid fra mandag til fredag mellom kl. 09:00 og kl. 17:00. Support omfatter bistand i forretningssystemet. Support omfatter ikke bistand til bruk av tredjepart programvare som er integrert med vårt forretningssystem.

Mellom kl. 17.00 og kl. 21.00 mandag til fredag, og mellom kl. 09.00 og kl. 19.00 på lørdager, tilbyr vi telefonsupport kun for Kassepunktet. Vi tilstreber for øvrig å tilby telefonsupport for kassepunktet når bransjens butikker holder åpent i landsomfattende utstrekning utover ovennevnt tider.

Vi garanterer en oppetid på 99 % pr. år på forretningssystemet. Planlagt og varslet vedlikehold er ikke medregnet i denne oppetiden. Vi tilstreber å utføre vedlikehold om natten.

Forretningssystemet krever at kunden har siste versjon av operativ systemer for å kunne få oppdateringer og ny funksjonalitet. Support på Kassepunktet dekkes ikke ved maskinvare som er defekt eller har treghet på grunn av alder, og vil bli fakturert som konsulentarbeid.

Kunden kan kjøpe tjenester fra Front Systems til den enhver tid gjeldende timesats, som gjengitt under. Om kunden ønsker å reklamere på tjenestene utført av oss må dette gjøres skriftlig innen 14 dager etter at arbeidet er utført. Reklamasjonen skal inneholde en spesifisert angivelse av mangelen. Reklameres det ikke rettidig, bortfaller kundens rett til å gjøre mangelen gjeldende. Tjenester kan faktureres fortløpende på månedlig basis med 10 dagers forfall.

Gjeldene timepriser for tjenester i NOK eksklusiv mva:

• Opplæring 1 300,-

• Konsulent 1 500,-

• Utvikling 1 800,-

7. OPPSTART

Oppstartskostnadene skal forhåndsbetales, og vi forbeholder oss retten til å utsette leveranse ved manglende betaling. Dersom kunden ønsker endringer i den avtalte leveranse som medfører at leveringsforpliktelsenes karakter og/eller omfang blir annerledes enn forutsatt, kan vi kreve endring i vederlag og/eller tidsplaner. Under enhver omstendighet har Front Systems salgspant i all maskinvare inntil full betaling er mottatt på vår konto. Ved betalingsmislighold ut over 30 dager har vi rett til å heve avtalen om kjøp av maskinvare og tjenester med 30 dagers varsel.

Kunden er ansvarlig for å tilfredsstille kravene til infrastruktur. Ved overskridelse av igangsettelsens omfang som skyldes forhold på kundens side vil vi fakturere i henhold til gjeldene timesatser.

Risikoen for maskinvare og utstyr går over på kunden på leveringsdatoen.

Med mindre annet er avtalt leveres maskinvare med en garantiperiode på 12 måneder. Garantiperioden starter på leveringsdatoen. Leverandørens garantiansvar omfatter ikke forhold som kunden bærer risikoen for, så som ulykke, brann, lynnedslag, overspenning, statisk elektrisitet, vannskader, miljø/-klimaforhold som faller utenfor spesifikasjonene, eller skader som påføres i forbindelse med bygningsmessige arbeider. Leverandøren er ikke ansvarlig dersom maskinvare utsettes for unormal eller uautorisert bruk, eller bruk som er i strid med spesifiserte anbefalinger/retningslinjer. Leverandøren er heller ikke ansvarlig dersom kunden foretar endringer, modifikasjoner, sammenkobling med annet utstyr, vedlikehold o.l. som ikke er godkjent av Front Systems.

Konstaterer kunden mangler ved maskinvare som er levert av Front Systems, skal kunden uten ugrunnet opphold, og med absolutt reklamasjonsfrist på 12 måneder fra leveringstidspunktet, reklamere skriftlig overfor Front Systems. Reklameres det ikke rettidig, bortfaller kundens rett til å gjøre mangelen gjeldende.

Leverandøren dekker kostnadene tilknyttet garanti, med unntak av frakt og forsikring tilknyttet transport av maskinvare fra kunden til den adresse Front Systems angir for utbedring/reparasjon. Vi tilbyr ikke låneutstyr.

Avhjelp under denne garanti vil bli foretatt i normal arbeidstid. Avhjelp kan også skje utenfor dette tidsrom, eller avhjelp kan skje hos kunden, men da i begge tilfeller etter våre til enhver tid gjeldende timepris for konsulent.

Vi har ved reklamasjon rett til, etter eget valg, enten å foreta utbedring/reparasjon, omlevering, eller yte et forholdsmessig prisavslag.

8. FAKTURERING OG PRISJUSTERING

Bruksretten faktureres forskuddsvis per kvartal med forfall innen første dag av påbegynte kvartal. Ved oppstart faktureres inneværende kvartal fra den dato kunden mottar brukernavn og passord til Portal i forhold til gjenværende kalenderdager.

Alle øvrige fakturaer har 10 dagers forfall fra fakturadato med mindre annet fremkommer av faktura eller avtales særskilt. Betaling skal skje til Front Systems bankkonto, som oppgitt på fakturaen, med mindre fordringen er overført til inkasso og i så tilfelle skal gjøres opp ved betaling til inkassoselskapet. Ved for sen betaling beregnes forsinkelsesrenter i henhold til Lov om forsinket betaling (17. des. 1976, nr. 100).

SMS faktureres månedlig i henhold til bruk med 10 dager betalingsbetingelse fra fakturadato. Den til enhver tid gjeldende prisen for SMS publiseres i Portalen under Kunde / Send SMS. Front Systems forbeholder retten til å endre SMS prisen etter eget skjønn. SMS tjenesten omfatter i) masse utsendelse til kunder, ii) SMS-kvittering og iii) opprinnelig utsendelse av GDPR kunde profil (2 SMS).

Prisene for bruksretten kan justeres årlig per 1. januar, uten varsel, etter Statistisk Sentralbyrås tolvmånedersendring KPI per november, eller, hvis denne blir opphevet, annen tilsvarende offentlig indeks. Prisene for bruksretten skal dog ikke reguleres til et nivå under hva som avtales på kontraktstidspunktet.

For øvrig forbeholder vi oss retten til å fritt kunne justere priser for bruksretten med 3 måneders skriftlig varsel.

9. ANSVARSBEGRENSNING

Front Systems er ikke ansvarlig for noen skade eller tap, direkte eller indirekte, som oppstår på grunn av feil eller begrensninger i forretningssystemet, eller av andre grunner i forbindelse med bruk av forretningssystemet.

Ved feil på maskinvare kan kunden kreve erstatning for dokumentert økonomisk tap etter alminnelige prinsipper for erstatning i avtaleforhold, med følgende begrensninger:

a. indirekte tap og tap av data dekkes ikke. Som indirekte tap regnes, dog ikke begrenset til, tap av fortjeneste av enhver art, tap grunnet driftsavbrudd, avansetap og krav fra tredjepart

b. hver av partenes samlede økonomiske ansvar skal ikke under noen omstendighet overstige 50 % av den samlede prisen som betales for maskinvare (ekskl. mva.).

For øvrig fremheves det at Front Systems ikke er en rådgiver for regnskapsstandarder, skatt, avgifter, lovgivning, forretningsprosesser eller liknende og oppfordrer derfor kunden til å involvere separate eksperter for å vurdere slike aspekter til enhver tid.

10. AVTALENS OPPHØR OG VARIGHET

Bruksretten for forretningssystemet starter fra den datoen kunden mottar brukernavn og passord (levering) og løper inntil den blir sagt opp.

Hver av partene har rett til å si opp bruksretten med 3 måneders skriftlig varsel. Oppsigelse fra kunder må sendes via utfylling av oppsigelsesskjema som er tilgjengelig under nedenstående link. Oppsigelsestiden løper fra utgangen av inneværende måned.

Alle tilleggstjenester og/eller endringer av abonnement følger ovennevnte oppsigelsestid.

https://support.frontsystems.no/hc/no/articles/360022538054-Oppsigelsesskjema

Ved mislighold av vilkårene eller øvrige særskilt inngåtte avtaler mellom partene forbeholder vi oss seg retten til å stenge kundens bruksrett av forretningssystemet etter skriftlig varsel med 30 dagers frist. Allerede utført betaling, for enhver tjeneste, maskinvare eller bruksrett, refunderes ikke.

Ved manglende betaling forbeholder Front Systems seg retten til å stenge kundens tilgang til forretningssystem. Kunden vil bli varslet 2 uker etter forfall og stenges 5 uker etter opprinnelig forfallsdato.

11. OVERFØRING TIL TREDJEPART

Front Systems har rett til å overdra eller på annen måte overføre til andre, rettigheter og forpliktelser mellom partene.

12. MARKEDSFØRING

Partene kan ta i bruk hverandres logo og navn i sitt markedsmateriale eller pressemelding. Partene kan til enhver tid gjensidig annullere dette samtykke med en måned skriftlig varsel.

13. FORCE MAJEURE

Dersom leveransen helt eller delvis hindres eller i vesentlig grad vanskeliggjøres av forhold som ligger utenfor Front Systems sin kontroll, suspenderes pliktene i den utstrekning forholdet er relevant, og for så lang tid som forholdet varer. Slike forhold inkluderer, men er ikke begrenset til streik, lockout, naturkatastrofer og ethvert forhold som etter norsk rett vil bli bedømt som force majeure.

14. LOVVALG / TVISTELØSNING / VERNETING

Partenes rettigheter og plikter bestemmes i sin helhet av norsk rett. Dersom det oppstår tvist mellom partene om tolking eller rettsvirkning av vilkårene, skal tvisten først søkes løst ved forhandlinger. Fører ikke slike forhandlinger frem innen to måneder, har hver av Partene rett til å reise sak for domstolen for å få tvisten endelig avgjort. Oslo tingrett er rett verneting. Rett språk for alle tvister er norsk

Betingelser som er særskilt skriftlig avtalt mellom partene går foran vilkårene.